Salir de la oficina durante uno o varios días para reunir al equipo, trabajar con otra dinámica y compartir tiempo juntos. Esa es, en esencia, la idea de un offsite de empresa.
Este tipo de encuentros permiten concentrar reuniones, sesiones estratégicas o formaciones en un entorno diferente y combinarlas con comidas, actividades y momentos más distendidos entre compañeros.
Pero ¿cómo se organiza un offsite? ¿Qué hay que tener en cuenta al escoger el lugar? ¿Y qué puede incluir para que realmente sea útil para el equipo?
¿Qué es un offsite de empresa?
Un offsite es un encuentro profesional que tiene lugar fuera del espacio habitual de trabajo.
Puede durar desde una jornada hasta varios días y organizarse con objetivos muy diferentes: preparar un nuevo proyecto, definir la estrategia de los próximos meses, realizar una formación, reunir a diferentes departamentos o, simplemente, dedicar tiempo al equipo fuera de la rutina diaria.
A diferencia de una reunión convencional, un offsite permite alternar tiempo de trabajo con gastronomía, actividades y espacios para conversar de una manera más informal.
No existe, por tanto, un único formato. Cada empresa puede diseñarlo según sus necesidades.
¿Qué necesitas para organizar un buen offsite?
El lugar es una de las decisiones más importantes.
No se trata únicamente de encontrar una sala de reuniones. Si el equipo va a pasar allí todo el día o incluso quedarse a dormir, conviene valorar el conjunto de la experiencia.
Un espacio para trabajar con comodidad, opciones de restauración, alojamiento si la estancia dura más de un día y posibilidades para desconectar entre sesiones pueden facilitar mucho la organización.
También es interesante que todo se encuentre en un mismo lugar o a poca distancia. De esta manera se reducen los desplazamientos y el equipo puede aprovechar mejor el tiempo.
Cambiar la oficina por un entorno diferente
Uno de los motivos para organizar un offsite es precisamente salir del contexto habitual de trabajo.
Un entorno tranquilo permite plantear la jornada con otro ritmo y separar durante unas horas al equipo de las interrupciones y dinámicas habituales de la oficina.
Por eso los entornos naturales son una opción especialmente interesante para este tipo de encuentros.
En Hotel Calitxó, en Molló, en plena Vall de Camprodon, las reuniones pueden combinarse con el paisaje y la tranquilidad del Pirineo, creando una experiencia que va más allá de las horas de trabajo.
Una sala que se adapte al tipo de encuentro
El espacio de trabajo debe responder al objetivo de la jornada.
Una reunión de dirección, una formación o una presentación pueden requerir configuraciones diferentes, por lo que disponer de un espacio flexible facilita la organización.
Hotel Calitxó cuenta con una sala polivalente con luz natural, que puede adaptarse a distintos tipos de reuniones y jornadas profesionales.
Además, al encontrarse dentro del propio hotel, permite combinar fácilmente las sesiones de trabajo con pausas, comidas, momentos en el exterior o el resto de actividades previstas durante el encuentro.
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La gastronomía también forma parte del offsite
Las pausas para comer son también momentos compartidos por el equipo y pueden formar parte de la experiencia.
En el Restaurant Calitxó, la cocina se basa en el producto de proximidad y de temporada, con ingredientes vinculados al territorio y al Ripollès.
Contar con restaurante en el mismo establecimiento permite organizar comidas y cenas sin desplazamientos y adaptar la propuesta a las características del grupo.
Además de simplificar la logística, sentarse a la mesa después de una mañana de reuniones ofrece un contexto diferente para seguir compartiendo tiempo entre compañeros.
¿Una jornada o una escapada de empresa?
No todos los offsites necesitan alojamiento.
Para determinados objetivos, una jornada puede ser suficiente: llegada por la mañana, sesión de trabajo, comida y una actividad antes de regresar.
Pero cuando se quiere dedicar más tiempo al equipo, quedarse una noche permite distribuir mejor las reuniones y evitar concentrar toda la programación en unas pocas horas.
Hotel Calitxó dispone de habitaciones y apartamentos, lo que permite reunir en un mismo establecimiento el espacio de trabajo, la restauración y el alojamiento.
El equipo puede terminar la jornada, cenar, descansar y continuar al día siguiente sin necesidad de desplazamientos.
Incorporar tiempo para el equipo
Un offsite no tiene por qué estar lleno de reuniones de principio a fin.
De hecho, al organizarlo conviene reservar también momentos fuera de la sala.
Una caminata, una actividad en grupo, una pausa en el jardín o simplemente disponer de tiempo para conversar en otro contexto pueden ayudar a cambiar la dinámica de la jornada.
La ubicación de Hotel Calitxó permite aprovechar el entorno natural de Molló y la Vall de Camprodon para complementar el encuentro con rutas, paseos y otras actividades al aire libre.
Así, cada empresa puede decidir cuánto espacio dedica al trabajo y cuánto a las experiencias compartidas.
Ideas para organizar un offsite de empresa
La programación dependerá siempre del objetivo del encuentro, pero una estancia puede combinar diferentes momentos.
Por ejemplo, el primer día puede empezar con una sesión de trabajo durante la mañana, continuar con una comida de equipo y reservar la tarde para una actividad o para descubrir el entorno.
Si el equipo se queda a dormir, la cena permite terminar el día de una forma más distendida y dejar una segunda sesión de trabajo para la mañana siguiente.
También se pueden plantear reuniones de dirección, formaciones internas, jornadas estratégicas, presentaciones, encuentros entre departamentos o actividades de equipo.
Lo importante es que la programación tenga sentido para las personas que participan y para el objetivo que ha llevado a organizar el encuentro.
¿Dónde organizar un offsite de empresa?
A la hora de escoger el lugar, piensa en algo más que la sala de reuniones.
Contar en un mismo establecimiento con espacio de trabajo, restaurante, alojamiento y un entorno que permita salir al exterior puede hacer que la organización sea mucho más sencilla.
En Hotel Calitxó puedes organizar reuniones y offsites en Molló, en plena Vall de Camprodon, y adaptar la estancia al tipo de encuentro y a las necesidades de tu equipo.
Si estás preparando un próximo offsite, cuéntanos qué tienes en mente y te ayudaremos a organizar una propuesta adaptada a vuestro equipo.